К 20-летию Белгородэнергосбыта. Лица компании

Светлана Каплун: «Идти в ногу со временем»                                   

Она родилась в Харькове, жила в Казахстане, училась в Калуге. Но лучшим местом на земле считает Белгород. А лучшей компанией – Белгородэнергосбыт, в котором работает практически с момента его создания.

У нее основательный подход ко всему, чем она занимается, феноменальная память и отличное «чувство локтя»: выручит, поможет, не подведет. Наработанный годами опыт помогает ей лучше понимать людей. Она строга и педантична там, где того требует работа, но не консервативна: с удовольствием осваивает новые технологии и готова к смене парадигмы в профессии. Ее главная черта – оптимизм. Она умеет преодолевать трудности, налаживать контакты, добиваться поставленных целей. И при этом – оставаться творческим человеком с хорошим чувством юмора и открытым взглядом на мир. Знакомьтесь: ведущий специалист отдела кадрового администрирования Светлана Каплун.

- Вы пришли в эту профессию осознанно?

- Нет, совершенно случайно. После окончания юридического колледжа искала работу по специальности. На собеседовании в налоговой инспекции города Козельска выяснилось, что на вакантное место ищут специалиста с высшим образованием, а у меня на тот момент было среднее специальное. Руководитель инспекции отпускать меня не захотела, и предложила на следующий день выйти на работу в отдел кадров, что явилось для меня полной неожиданностью.

Высшее образование я получила позднее, окончив Калужский филиал Российской правовой академии Минюста. Но к тому моменту уже прикипела душой к кадровой работе и не захотела ничего менять.

- А ведь наверняка вы столкнулись с большими трудностями, осваивая профессию с нуля? Что было самым сложным?

- Сложным было все. Инспекция входила в федеральную структуру, и её деятельность регламентировалась не только трудовым правом, но и внутренними нормативными документами. К счастью, мой куратор из калужской налоговой инспекции преподавал трудовое право в академии, где я училась. Так что теорию я постигала одновременно с практикой и под руководством опытного наставника.

- Вы занимаетесь кадровым администрированием.  Оформляете трудовые договоры, отпуска, документы на увольнение, материальную помощь, социальные льготы, то есть работаете с большим объемом данных.  Но, говорят, если вы однажды увидели документ, то даже через время вспомните, какие действия по нему производились. Это врожденное или приобретенное качество?

- У меня хорошая зрительная память с детства, а работа помогла ее развить. В сложных случаях могу вспомнить, о чем говорилось в документе, а потом мы с коллегами начинаем анализировать, где я могла видеть этот текст и как назывался файл.

- Коллеги подчеркивают ваше умение работать в команде, пунктуальность, готовность прийти на выручку, оперативность в решении общих вопросов. Что вам позволяет избежать прокрастинации?

- Дети военных – ни такие. Родителей часто не было дома: служба. С самого раннего возраста я оставалась одна, и привыкла четко выполнять поручения родителей.

Привычка не откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня, перешла во взрослую жизнь. Как и умение распределять свое время. К примеру, если коллеге-бухгалтеру срочно потребовались какие-то документы, скорее всего, я немного задержусь после работы и выполню ее просьбу, чтобы не нарушать планы следующего дня.

- Если вы сами не можете найти решение какого-то вопроса, с кем вы советуетесь?

- Я очень довольна тем, что у меня есть юридическое образование – это очень помогает в работе. К тому же часто на выручку приходит интернет. Но если нужно найти баланс между интересами работника и работодателя, решить сложный вопрос, мы устраиваем мозговой штурм вместе с моим руководителем – заместителем генерального директора по персоналу Мариной Юрьевной Мезенцевой, и по необходимости привлекаем к обсуждению коллег из других подразделений компании. Мне не страшно столкнуться с какой-то проблемой, потому что Марина Юрьевна обладает большим багажом знаний, опыта и всегда придет на помощь.

- В последнее время, наверное, прибавилось работы по воинскому учету?

Да, появились новые обязанности в связи с изменениями в законодательстве. Увеличены штрафы за нарушение сроков предоставления информации.

- Кстати о штрафах.  Вас проверяют трудинспекция, администрация, военкомат, управление социальной защиты. Чем грозят компании ошибки в вашей работе? И часто ли они случаются?

- Результаты проверок зависят от моей ежедневной работы – насколько я внимательно и ответственно отношусь к документам. Сразу скажу: так, чтобы совсем не было ошибок, не бывает.  Но я не очень боюсь проверок, потому что всегда действую в рамках закона. А незначительные замечания – это опыт, который позволяет избежать неприятных моментов в будущем. Да и проверяющие охотно консультируют по вопросам их компетенций, помогают разобраться в нюансах требований.

- Какие нововведения появились в вашей работе в связи с курсом Белгородэнергосбыта на цифровизацию?

- Мы постепенно переходим на электронное кадровое делопроизводство, уходим от использования бумаги. Компания внедрила систему автоматизации деловых процессов (САДП), которая позволяет в электронном виде передавать документы, информацию, задания для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому. Это значительно упрощает взаимодействие с сотрудниками подразделений компаний, находящимися в городах и районах области. Документы в электронном виде проходят цепочку согласований, я готовлю приказы, которые так же, в САДП, электронной подписью визирует генеральный директор. Таким образом можно оформить любое заявление, служебные записки и т.д.  

Мы перешли на электронные трудовые книжки. Обходной лист подписывается всеми руководителями в системе электронного документооборота.

- Вы хорошо знаете свою работу. Зачем вам осваивать новые технологии? Ведь, к примеру, участие компании в эксперименте Минтруда по кадровому документообороту было не без вашего участия?

- Жизнь не стоит на месте. Нужно повышать свою компетентность и идти в ногу со временем.

- Вы не боитесь, что лишитесь работы, если все кадровые документы будут оформляться и подписываться с помощью электронного документооборота и электронных подписей?

- Не боюсь. Задача электронных сервисов – избавить нас от рутины, чтобы мы могли больше внимания уделять людям. К примеру, существует много интересных направлений мотивации персонала, которые нужно развивать. В последние годы содержание работы кадровиков очень изменилось. Сейчас мы нередко берем на себя организаторские функции для реализации социальных инициатив компании.

Наша профессия не исчезнет, пока люди будут ходить на работу. И сегодня в первую очередь мы должны заботиться о лояльности нынешних и будущих сотрудников к бренду.

- Ваша работа связана с людьми. Часто ли они вам рассказывают о себе?

- Иногда. Чем могу, стараюсь помочь. Нередко достаточно одной беседы, чтобы человеку стало легче. Еще в детстве меня научили воспринимать жизнь позитивно. И теперь, когда собеседник зацикливается на неприятном моменте, я могу показать ему ситуацию с другой стороны, где по сравнению с настоящими проблемами его «беда» - это ерунда, не стоящая переживаний.

- Каких качеств характера требует ваша работа?

- Выдержки, ответственности, отзывчивости. Кадровик должен знать основы человеческой психологии и придерживаться норм делового общения.

- В чем выражается профдеформация кадровика?

- Могу уловить себя на том, что даже в транспорте оцениваю людей по их поведению.

Кстати, на работе, когда человек только открывает дверь кабинета, я могу с большой точностью (по каким-то внешним признакам) сделать вывод, останется новичок в нашей компании или нет. Войдет, как пазл, в тот коллектив, где ему предстоит трудиться или уволится, даже не выдержав испытательного срока.

- Ваше давнее увлечение - вышивка крестом. Все, кто видел ваши работы, отмечают высокую степень мастерства. Кто вас научил вышивать и откуда в вас столько терпения?

- Первое воспоминание об этом увлечении относится к детскому саду. Мы сидим на веранде с воспитательницей, и она помогает мне вышить фигурку морячка.

Детство закончилось, и я надолго забросила свое хобби. Вернулась к нему уже в двухтысячных, когда переехала в Белгород.

Не скажу, что я усидчивая: вышиваю, когда захочется. Рукоделие помогает мне переключиться, успокоиться, обдумать какую-то ситуацию и принять решение. Для меня это – отдых.

- Вы не просто заботитесь о своем ребенке, но и принимаете деятельное участие в школьных делах вашей дочери. Все эти поделки, рисунки, благотворительные марафоны… Зачем вам это? Ведь многие родители не делают даже необходимого.

- Время, проведенное с ребенком, должно быть качественным. Если мы с Виталией участвуем в конкурсе, то вместе придумываем идею, закупаем материалы, творим, а потом гордимся победами.

Часто в ходе совместной деятельности узнаем что-то новое, расширяем свой кругозор.

Когда наша компания объявила новогодний благотворительный марафон, и мы с дочерью покупали подарок для воспитанницы детского дома, я увидела, насколько сострадательное и щедрое сердце у моего ребенка. Виталия не могла остановиться, и была готова отдать незнакомому человеку все свои игрушки. А потом мы увидели фото, где Дед Мороз вручает наш подарок. Счастливое лицо девочки… Такие акции нужны прежде всего нам, взрослым. У кого нашим детям учиться доброте? Мы должны быть для них примером.

- Ваша дочь занимается спортивными танцами. Что вы испытываете, когда она побеждает на соревнованиях?

- Гордость. В этом году в составе группы дочь выступала в Орле, Москве и Санкт-Петербурге. Я везде ее сопровождала и была, пожалуй, самой активной болельщицей.

- За что вы благодарны своим родителям?

- За доверие – у меня всегда было право выбора.

- Откуда у вас такое хорошее чувство юмора?

- Наверное, от папы. Это человек-радость. Ему я могу полностью доверить ребенка. Он и позаботится о Виталии, и в игровой форме выучит с ней буквы алфавита, таблицу умножения или английские слова. Когда он выходит во двор, сбегается вся соседская детвора.

- Что вам кроме заработка дает работа?

- Востребованность, профессиональное развитие, общение с хорошими людьми. Люблю, когда коллеги улыбаются. 

- А у вас есть какая-то любимая поговорка?

- Жизнь человеку дана один раз, и прожить ее нужно…

- … в Белгороде? (Как говорил наш самый популярный бывший мэр)?

- Не знаю, что должно случиться, чтобы я покинула эти места. Это мой город! Здесь живет моя любимая семья, здесь - моя любимая работа. Вместе мы со всем справимся, а город нас потом отблагодарит за то, что мы хранили ему верность в трудные времена.

- Ваши пожелания коллективу Белгородэнергосбыта в связи с 20-летием компании.

- Мира! Мне кажется, в мирное время даже легче работается. Интересных проектов и достойных перспектив!